Personnalisation du système

La version Web de OpenERP, "eTiny", permet un certain nombre de possibilités utiles. Ceci vient en complément de mon article http://alainvdw.blogspot.com/2008/06/client-web-ou-client-applicatif-gtk.html

Pour bénéficier des dernières fonctionnalités développées sur eTiny ou OpenERP, notamment (liste non exhaustive) :

• Editeur de vue (Customise View)
  Modification, ajout, traduction des écrans (champs)
  
• Editeur graphique de Workflow (Customise Workflow)
  Modification de la logique du système, donc du comportement du programme (Exemple, ajouter une étape de validation dans le processus de facturation)
  
• Graphique en flash dynamique (utile dans les tableaux de bord)
  Graphique visuellement attractif et interactif (Filtrage, ajout de d'informations, modifications, Zoom, etc.)
• Tableaux de bord modifiables par glissé/déposé (Drag and drop)
  Tous les éléments du tbl de bord peuvent être déplacé/supprimé à la volée directement
  
• vues simplifiées ou étendue du système (selon le niveau débutant ou expert) En fonction du groupe au quel appartient l'utilisateur une vue simplifiée du système ou complète est affichée. Grand avantage pour les débutants qui peuvent être dérouté par le nombre important d'informations à définir.

Comment afficher "Customise View & Workflow" :

Des nouveaux boutons apparaissent en bas de page, à droite (voir captures ci-dessous).

A quoi ressemble le Customise Workflow :


Comment trouver la version en développement :

Ces nouvelles possibilités sont disponibles sur nos versions en développements (Trunk). Pour les télécharger, vous devez utiliser notre subversion. Plus d'informations http://openerp.com/subversion-access.html

Les feuilles de prestations (Timesheets)

Les timesheets (ou feuilles de prestations) indiquent le temps passé sur les différents projets.

La plupart des sociétés de services aillant intégré OpenERP on considérablement changé leurs méthodes liés à la gestion des prestations. Les feuilles de prestations permettent l'encodage par chaque employé de ses travaux sur les différentes affaires ou projets en cours. Ces projets ou affaires sont matérialisé dans le système par des comptes analytiques (centre de coût). L'objectif est de suivre les affaires en cours ainsi que la répartition des coûts et du temps entre elles.

Les différents projets sur les quels sont ventilés les prestations correspondent à des comptes analytiques. Les prestations en tant que telles, sont des écritures analytiques. Plus précisément des opérations diverses analytiques ne correspondant à aucune pièce comptable dans la comptabilité générale. Toutes les opérations de modifications et de créations d'une ligne de timesheet se répercute automatiquement sur la ligne analytique correspondante, et inversement.

Les prestations des employés représentent des coûts pour l'entreprise qui sont répercuté sur les différentes affaires, ou compte analytiques. Si les coûts horaires des employés sont correctement fixés, les écritures timesheets sont contrebalancées par les paiement du salaire et des charges sociales en fin de mois.

Grâce à ce système intégré de timesheet, nous obtenons :

• le suivi de la rentabilité par projets dans la comptabilité analytique
• l'historique des prestations par projet ou par employé
• un système de réajustement des coûts horaires par rapport au réel
  
• un suivi du coût réel des projets en tenant compte du temps passé dessus
• les heures réellement travaillées sur les projets à celles prévues dans le planning initial
• la possibilité de facturer automatiquement sur la base des prestations
• un décompte des services prestés pour un client donné
• les coûts de fonctionnement de l’entreprise, tels que les coûts marketing, les coûts de formation d’un nouvel employé, les taux de facturation au client, etc.

Capture d'écran d'une Timesheet :

Client Web ou client applicatif (GTK)?

OpenERP permet 2 modes de connexion à son serveur. Mode classique avec client applicatif (GTK) ou depuis n'importe quel navigateur Internet (Internet Explorer, Firefox, Safari, ...). Petit tour d'horizon du client Web...

Pour bénéficier du client Web vous devez ajouter le serveur E-Tiny en complément de votre serveur OpenERP. Vous le trouverez à cette adresse : http://openerp.com/downloads.html (Version stable)

Outre les avantages ergonomiques qu'apporte E-Tiny (Connexion depuis n'importe quel poste pourvu d'Internet), certaines fonctionnalités supplémentaires y sont disponibles.

• Calendrier sur tous les objets contenant une date
• Graphique interactif en flash
• Editeur de vue
• Ajout de nouveaux champs (vous pouvez ajouter des champs sur n'importe quel objet)
  
• Modification de champs existant (rendre un champ obligatoire, lecture seule, Etc.)
• Editeur de Workflow graphique par glisser déposer (Drag and drop) - En développement, bientôt

L'utilisation de E-Tiny est totalement indépendante et complémentaire du client GTK. Si vous modifiez des vues avec E-Tiny, les modifications sont automatiquement reportées dans le client GTK. Cela donne une puissance et une facilité de modification des écrans pour les utilisateurs "non développeurs".

En photos ..









Vous pouvez tester E-Tiny avec OpenERP à cette adresse : http://demo.openerp.com

Plus d'infos sur E-Tiny sur le Blog de Amit Mendapara http://ametiny.blogspot.com/

Pourquoi intégrer OpenERP ?

Quels sont les possibilités offertes par OpenERP? Un logiciel libre, c'est fiable? Je vais tenter de répondre au premières questions que l'on peut se poser lorsque qu'on entend parlé d'un ERP "libre"...

Les bénéfices liés à l'intégration d'un système de gestion intégré (ERP/PGI) gravitent autour de :

• L'optimisation des flux financiers et économiques (Exemple : de la facture sont générées les écritures comptables, budgets généraux et analytique croisée, suivi en temps réel, Etc.)
• Uniformisation et centralisation des informations (Encodage unique, information à jour, accès et recherches des données faciles, Etc.)
• Structure et organisation de l'entreprise affinée et renforcée (A condition d'avoir piloté le projet avec une politique au changement pour tous les employés et un suivi/formation des utilisateurs)
• la maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement.

En plus des avantages cités précédemment l'utilisation de OpenERP vous apporte :

Un Logiciel Libre

OpenERP est un Logiciel Libre avec tous les avantages que cela comporte. Il s'appuie sur d'autres Logiciels Libres en particulier la base de données (Postgresql) ainsi que sur des formats d'échanges et de développements standards ouverts. Utiliser un Logiciel Libre veut aussi dire que vos informations ne sont pas prisonnières du logiciel. OpenERP étant distribué sous la licence GPL Version 2 (http://www.gnu.org/licenses/gpl.html ) cela garantit pérennité de la solution et indépendance vis à vis du fournisseur.

• Aucun coût récurrent (annuel) de licence
• Possibilité d'ajouter des postes utilisateurs gratuitement
• Maîtrise du logiciel en interne possible
• Maintenance réduite

Une plateforme d'intégration saine

Plus qu'un ERP/PGI, OpenERP est une véritable plateforme d'intégration de votre métier. Le développement a été réalisé en privilégiant la souplesse d'intégration et d'adaptation du progiciel. A l'issue de l'intégration d'OpenERP vous avez un système totalement adapté a vos besoins, du "à la carte"... L'investissement lié à un projet d'intégration OpenERP est entièrement dédié à du services, ce qui donne une transparence totale et la possibilité de concentrer les efforts sur l'adaptation profondes au métier cible (pas de licence de "droit d'utilisation").

Pleins de fonctionnalités

OpenERP est développé sur un système modulaire composé de plus de 250 modules mis à votre disposition. Ce système vous permet aussi de pouvoir choisir le degré d'intégration, en effet, vous n'êtes pas obligé d'intégrer tous les modules de OpenERP.

Des réponses technologiques innovantes

• BPM intégré (Business Process Management), (Flux / Workflows) : avec OpenERP, vous pouvez définir, modifier et visualiser vos flux de gestion de manière interactive. Une entreprise peut donc suivre et localiser un document ou une information à tout moment. Toute la logique du système peut être transformée à tout moment.
• Une gestion de stock performante : OpenERP gère les stocks en mode "double entrée". (comme la comptabilité), la détection des anomalies (pertes/incohérences) est plus rapide.
• Ergonomie et connexion au système facile : Un Client lourd, dit GTK: Vous avez la possibilité de vous connecter à l'outil avec un logiciel client installé sur votre poste. Un client léger, dit web: Vous pouvez vous connecter au travers d'un simple explorateur internet (IE, Firefox, Safari, Etc.). Avec le client léger vous n'êtes pas obligé d'installer un logiciel sur votre poste, et cela vous ouvre aussi les portes de l'accès à distance.

Journée de rencontres TIC à Luxembourg

Je serai présent à la journée de rencontres organisée par l'Awex, Infopôle Cluster TIC et l'AWT.
Thème du jour :
" Vous êtes une entreprise wallonne du secteur TIC à la recherche de nouveaux débouchés ou partenariats en France ou au Grand-Duché de Luxembourg? Rendez-vous le jeudi 5 juin 2008 à Luxembourg avec l'AWEX, l'AWT et l'infopôle Cluster TIC "
Plus d'informations à cette adresse

Salon SI Gestion Paris 11 et 12 juin 2008

Je serai présent au salon SI Gestion au Cnit Paris La Défense le 11 et 12 juin 2008. N'hésitez pas à venir nous voir... J'y serai accompagné de Fabien Pinckaers, notre directeur. Plus d'information sur http://www.sigestion-expo.com/

Couverture fonctionnelle d'OpenERP

Parmi les fonctionnalités les plus courantes, OpenERP couvre parfaitement :

• La gestion des ventes et des achats
• La gestion des stocks avec traçabilité des lots
• La comptabilité et la gestion financière (analytique)
• La gestion de la relation clients / Fournisseur
• La gestion de projets et tâches
• La gestion de production.....

Plus de 250 modules viennent compléter l'offre et ajouter un lot impressionnant de possibilités. Vous trouverez une bonne partie des modules disponibles sur le site http://www.openerp.com (modules).

Le Marketing Direct avec OpenERP

Gestion et suivi de campagnes Marketing (Retroplanning, Statistiques, ...)

Nous sommes en train de développer un module de Marketing Direct totalement intégré à OpenERP. Une gestion fine et puissante de campagne & Offre marketing sera bientôt disponible. De la définition à la création d'une offre commercial en passant par sa planification (retroplanning), son déclenchement, son suivi (statistiques), etc. tous les aspects d'une campagne marketing seront gérés. Combiné à notre moteur de CRM existant, les performances seront au rendez-vous... Affaire à suivre.

Community Days: 26-27 Juin 2008

Super évènement organisé chez Tiny sprl (société éditrice de OpenERP) :

Pendant deux jours, vont se rassembler et se confondre en groupes de travail, développeurs et spécialistes métier afin de préparer la prochaine version stable d'OpenERP. Les efforts seront principalement concentrés sur l'amélioration de
l'existant:

• Ergonomie
• Verticalisation (adaptation métier)

Pour plus d'informations, consultez le site internet ou contactez moi.

Les outils de communications

Quels sont les moyens de communications possibles avec OpenERP?

Voici la liste des différentes possibilités :

• Le puissant moteur de requêtes internes
• Le plugin Outlook & Thunderbird
• La passerelle email (email gateway)
• La gestion documentaire (DMS ou GED)
• Webmail intégré (bientôt)

Les requêtes internes :
Les requêtes constituent un puissant mécanisme de communication entre les utilisateurs du système. Elles sont aussi utilisées par Open ERP pour envoyer des messages système aux utilisateurs. Les requêtes internes ont plusieurs avantages par rapport aux traditionnels e-mails :

• les requêtes sont liées aux autres documents
• l’historique d’une demande est attachée à la requête
• un suivi efficace des demandes envoyées est disponible
  

Open ERP utilise ce mécanisme pour informer les utilisateurs de certains événements système. Par exemple, s’il y a un problème concernant le réapprovisionnement d’un produit, une requête est envoyée par Open ERP au responsable de la production.

Le plugin Outlook & Thunderbird :
Le plug-in Outlook/Thunderbird va vous permettre d’effectuer une série d’opérations dans Open ERP directement depuis votre client e-mail favori :

• détecte automatiquement un contact existant (sur base de l'email)
  
• créer un contact ou un partenaire à partir d’un e-mail
• archiver un e-mail et ses pièces jointes dans Open ERP
• envoyer n’importe quel fichier attaché sur un document Open ERP (bon de commande, projet, tâche, etc.).

La passerelle email (email gateway)
Pour automatiser la création et la mise à jour des cas dans la CRM, vous pouvez installer la passerelle e-mail. La passerelle e-mail permet d’utiliser la CRM sans devoir nécessairement passer par l’interface Open ERP. Les utilisateurs peuvent créer, assigner ou mettre à jour des cas par simple envoi ou réception d’e-mails. Ce système fonctionne avec tous les clients mails récents : Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Evolution, etc.

La gestion documentaire (DMS - GED)
Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Elle est totalement intégrée à OpenERP et permet notamment :

• créer des arborescences de répertoires "modèle"
  
• créer des répertoires dynamiques (exemple : par rapport aux devis = 1 répertoire créé par devis)
  
• d'indexer tout contenu pour une recherche facile et puissante
  
• d'être utilisée de manière transparente par rapport à l'ERP

Tout cela afin d'organiser et structurer vos documents en fonction des ressources Open ERP (projets, partenaires, utilisateurs, etc.).

Sales Flow

Lecture du diagramme :

Du bon de commande à la facture, le formulaire OpenERP est identique, la différence se fait au niveau de son état (Brouillon, confirmé, validé, etc.). Cela donne la possibilité à des commerciaux et non comptables de préparer depuis la commande les factures finales (encodage unique).

Une commande validée est en faite une facture brouillon que seule une personne aillant les droits nécessaires pourra confirmer.

Une fois la commande validée on remarque que 2 actions se poursuivent en parallèle.

• Processus de facturation
• Processus éventuel de réapprovisionnement et préparation des colis (voir Procurement flow)
  

Procurement Flow

Quelques pistes pour décoder le diagramme :

Lorsque qu'un achat est déclenché le système réagira différemment selon la configuration de la fiche du produit associé. Pour comprendre ce Workflow plusieurs notions sont nécessaires.

Produits vs Services :

Dans OpenERP un produit désigne:

• un produit stockable = Gestion de stock et/ou production
  Produit classique que vous achetez ou fabriquez et que vous pouvez gérer en stock (règle d'approvisionnement, etc.)
• un consommable
  Même principe que le produit stockable mise à part le fait que le système considèrera qu'il est toujours disponible. (Comme si vous en aviez un stock infini)
• un service = Gestion de projets et tâches
  Contrairement à un produit, vous ne pouvez ni fabriquer ni stocker un service. Un produit de type service conduira plutôt vers de la gestion de projets et tâches. Contrairement à cela, un produit stockable conduira éventuellement vers de la production

Make to order vs Make to stock

les choix concernant MTO & MTS dépendent des réponses à ces questions :

• Quand est-ce que vous vous approvisionnez?
• Est-ce que vous gérez votre produit en stock?

Si vous vous approvisionnez uniquement lorsque l'un de vos clients vous passe commande, vous êtes dans un schéma de "flux tendu"(Just in time). C'est à dire que vous ne stocké pas votre produit. Vous passerez généralement une commande équivalente à celle que votre client vous a passé vers votre fournisseur. Ce mode de fonctionnement est Make To Order.

Si vous vous approvisionné pour ajuster et conserver un stock en fonction de vos volumes de ventes alors êtes dans un mode "sur stock". Dans ce cas, vous spécifierai au système le seuil minimum de stock à atteindre avant de déclencher un réapprovisionnement. Lorsque qu'une commande client est déclenché le système vérifiera d'abord le stock et recommandera le produit si le seuil est atteint. Ce mode de fonctionnement est Make to Stock.

Remarque concernant un service réglé en MTS : Le diagramme montre clairement que dans ce cas on sort du workflow. C'est à dire qu'il ne se passe rien, mise à part la facture. Aucun automatisme suivra.

Gestion des Clients, Prospects, Fournisseur, etc.

La notion de "partenaire" :
OpenERP à une approche simple et puissante de la gestion des personnes avec qui vous faites des affaires. Toute personne gravitant autour de votre entreprise est considéré comme un "partenaire".

Exemples :

• Prospect
• Client
• Fournisseur
• Employé
• Inscription Newsletter
• Partenaire
• Partenaire Gold
• Etc.

Ce partenaire peut être un employé de votre société, un client, un fournisseur, un prospect et plus encore selon vos besoins. La différenciation se fait via des catégories que vous pouvez affecter au partenaire. Vous pouvez donc facilement spécifier un fournisseur qui deviendrait un client, un client qui deviendrait un employé, etc. Un partenaire peut être assigné à plusieurs catégories. Cela vous permet de créer autant de classifications que nécessaire, généralement sous forme hiérarchique.
Voici quelques structures fréquemment utilisées :

• positions géographiques
• intérêt vis-à-vis de certaines gammes de produits
• inscriptions à des newsletters
• type d’industries, etc.

Notion de "Contact" :
Un partenaire représente une entité avec qui vous faite des affaires, que cette entité soit morale ou physique. Pour matérialiser et rendre le partenaire joignable vous devez lui associé au minimum un contact. Ce contact donne la possibilité de saisir nom, prénom et les coordonnées complètes. Vous pouvez spécifier plusieurs contacts pour un partenaire.

Exemple :

• Commercial
• Facturation
• Livraison
• Direction
• Etc.

Totalement intégré :
Nous sommes dans un ERP, l'information encodée ne l'est qu'une fois. Depuis une fiche partenaire vous pouvez consulter l'historique complet de votre relation avec lui. Toute action concernant un partenaire effectué dans le système est automatiquement enregistré.

Exemple :

• Les factures (ouvertes/fermées/en cours/Etc.)
• Crédit et débit actuel
• Historique des échanges (Mails, phones, etc.)
• Etc...

Raison d'être de ce blog & Présentation ..

Bonjour, Bonsoir, Bonne nuit, cela sera à votre meilleur convenance...

Commençons par le début : Les présentations.

Passionné par les nouvelles technologies au sens large du terme ainsi que par la communication j'ai d'abord été formateur pendant 5 ans chez Techno.bel asbl

Après 5 ans au sein de cette entreprise l'envie de voler de mes propres ailes ma poussé à me lancer comme indépendant dans le secteur de la communication interactive.

Au cours de mes diverses expériences j'ai découvert OpenERP et depuis j'y ai intégré l'équipe Belge. Mes fonctions chez OpenERP sont assez variés et concernes notamment : La formation fonctionnelle aux utilisateurs, la gestion de projet, le support fonctionnel...

Je vais, à travers ce blog, essayer de vous faire découvrir ce logiciel encore trop peu connu! Par le biais de petits articles, je vais parcourir l'ensemble des possibilités disponibles.

N'hésitez pas à me contacter, si je peux vous aidez, je le ferai avec plaisir.

Bien à vous tous,

Alain